Come rifiutare un capo e non rovinare una relazione

Come rifiutare un capo

È difficile rispondere negativamente a una richiesta, soprattutto se la persona che si rivolge è il tuo leader. Anche con tutti gli sforzi possibili, può essere difficile completare l’attività. Pertanto, è necessario rifiutare correttamente e in anticipo il capo.

Prima di andare dal capo, pensa alle ragioni personali e crea chiaramente un’idea di ciò che vuoi dire. Suggerisci soluzioni alternative invece di dire semplicemente no.

Scopri da dove iniziare e come agire in modo che il rifiuto sia convincente e non influenzi la relazione..

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Parte 1

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Determinare la causa del fallimento

Se il capo ha chiesto di svolgere un lavoro per il quale non c’è tempo o che non soddisfa i doveri, fare un elenco dei motivi del rifiuto. Avvicinati con calma e razionalità. Brainstorming e costruisci una posizione convincente:

• I motivi possono essere semplici. Ad esempio, hai una vacanza programmata o devi prenderti cura dei bambini.

• Se l’attività non è adatta a voi professionalmente, è importante indicarne l’incoerenza con le vostre qualifiche lavorative.

• Quando hai già un carico di lavoro elevato e non c’è modo di prenderne di più, dillo francamente.

Dare priorità

Se hai un programma di lavoro complesso e non credi di poter svolgere altre attività, prenditi il ​​tempo per valutare le tue priorità. Confronta il nuovo compito con gli altri e valuta se puoi passare da uno all’altro in modo efficace..
Se dici semplicemente: “Non ho tempo”, il capo metterà in dubbio la tua produttività lavorativa. Pertanto, giustificare eventuali problemi di caricamento. Per fare ciò, separare le istruzioni l’una dall’altra, disporle secondo priorità e scadenza.

• Immagina quanto tempo ci vuole per completare tutte le attività già in attività. Quindi pensa se puoi prenderne un altro.

• Scrivi un suggerimento chiaro e coerente per te stesso che userai in una conversazione con il tuo capo.

• È importante non “dire” che non raggiungerai i tuoi obiettivi, ma “mostrare” che ciò non è possibile nella situazione attuale.

Mettiti al suo posto

Prima di negare il capo, mettiti al suo posto. Pensa agli obiettivi dell’azienda. Comprendere i motivi che guidano entrambe le parti aiuterà a difendere con fiducia una posizione personale..

È probabile che se tu e nessun altro completi questo compito, costerà i soldi dell’azienda. In questo caso, sono necessari un argomento molto convincente e una soluzione alternativa che elimini le perdite..

• Se si desidera abbandonare l’incarico a causa di obblighi prioritari, pensare a come ciò influirà sull’intera azienda.

• Immagina quale sarà la risposta del manager al tuo rifiuto in questo caso. Se ciò influisce negativamente sul progetto, proporre una soluzione alternativa.

Scegli una lingua per i negoziati

Al fine di rifiutare il capo, è importante formulare la propria posizione e condurre l’intera conversazione in modo da dire di no, senza effettivamente dire di no. Sembra assurdo, ma tali sottigliezze sono comuni nella comunicazione aziendale. Usa un linguaggio neutro. Il rifiuto dovrebbe essere esclusivamente una decisione commerciale, non legata personalmente a te e al capo, non importa quanto buona o cattiva sia la relazione. Concentrati sull’azienda e cerca di trovare la soluzione migliore.

• Parlare in modo neutro e oggettivo. Ad esempio, “se completi questa attività, non avrò il tempo di completare il rapporto principale questa settimana”.

• Evitare valutazioni soggettive. Non dire “Non lo farò perché non riesco a far fronte al mio lavoro”.

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Parte 2

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Fai una conversazione scegliendo il momento giusto

Scegli un momento conveniente. Non parlare in un momento frenetico per il capo. Forse hai un’idea del suo programma, ma è meglio controllare l’occupazione con un assistente. A seconda della cultura e della pratica della comunicazione in ufficio, chiedere se il responsabile ha qualche minuto per le negoziazioni.

• Avere una conversazione privata se la situazione lavorativa lo rende possibile.

• Considera le specifiche di un determinato giorno (quanto è impegnato il capo, può essere infastidito).

• Quando devi avere una conversazione nella prima parte della giornata, è meglio scegliere l’orario prima di cena per questo.

• Se sai che il capo arriva presto al lavoro, prova a “catturarlo” mentre non ci sono altri impiegati.

Sii breve

È importante arrivare in fondo rapidamente. Assicurati di parlare in modo conciso (ciò richiede un piano preliminare), conciso e chiaro. Non è necessario portare la conversazione al problema principale per molto tempo. L’interlocutore penserà che stai sprecando il suo tempo, sintonizzarti in anticipo su una decisione negativa e perdere la simpatia.

Evita la frase “sì, ma …” perché il capo è abbastanza contento del “sì”. È suo diritto suggerire che puoi svolgere questo compito essendo più organizzato. Usa definizioni positive invece di una particella negativa “ma”. Ad esempio, invece di “So che hai chiesto di fare questo rapporto, ma ho troppo altro lavoro”, prova la frase “Ho un’idea su come riorganizzare il carico di lavoro in questo progetto”.

Comunicare argomenti

È importante presentare fatti chiari nella conversazione. Se non si discute con fermezza, il capo non può fallire. Non capirà perché l’attività non può essere completata..

• Quando il problema è scaduto, fornire i motivi esatti per cui l’assegnazione non rientra nella pianificazione..

• Collegamento ad altre attività prioritarie. Ad esempio, “Ho una scadenza per la relazione trimestrale la prossima settimana e questo compito distoglie dalla sua preparazione”.

• Sottolineare che trasferendo un incarico, il capo beneficerà l’azienda. In primo luogo, sarà reso più veloce da un altro persona. In secondo luogo, farai meglio a soddisfare le tue attuali responsabilità.

• Non entrare in confronto o discussione emotiva. Sii diretto, sicuro e raccolto..

Non rimandare

Non ritardare a risolvere il problema. Più a lungo rinvii la conversazione, minori saranno le opportunità di manovra: il tempo sta per scadere e “lega” le mani del leader. Essendo imbarazzato e aspettando fino all’ultimo minuto, perderai l’opportunità di abbandonare il carico extra e prenderti il ​​tempo necessario.

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Parte 3

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Suggerisci un’alternativa

Durante una conversazione, è importante non solo rifiutare il capo, ma convincerlo della riorganizzazione del compito. Suggerisci una soluzione alternativa che dice non “non posso farlo”, ma “meglio farlo”.

Un buon modo è quello di invitare il capo ad aiutarti a stabilire le priorità. Ciò dimostra che sei pronto per essere il più produttivo possibile, parla di rispetto per il leader e del desiderio di seguire le sue raccomandazioni.

Rafforza la tua posizione con un resoconto di un lavoro ben fatto. Nota quanto tempo è necessario per completare attività specifiche..

Consiglia un collega

Un altro modo per proporre un’alternativa ragionevole è quello di offrire un compito a un collega che merita un lavoro extra. Questo dice che hai riflettuto bene sul compito e hai scelto tra i dipendenti che lo miglioreranno. È importante per il capo non solo garantire l’efficienza del lavoro, ma anche capire cosa ne pensi del processo complessivo.

Dimostrando di essere guidato dal buon senso e prestare attenzione agli obiettivi dell’azienda, si forma un atteggiamento positivo nei confronti di se stessi. Un’iniziativa del genere dimostra che sei consapevole dell’atmosfera nella squadra e sei interessato ai progressi dei colleghi.

Suggerisci nuove idee

Se il lavoro proposto richiede molto tempo, c’è motivo di discutere con il capo l’organizzazione del processo. Ad esempio, una buona parte della giornata viene portata dalla strada per l’ufficio, suggerendo di lavorare una volta alla settimana da casa.

Quando sei pronto a sostenere che un programma flessibile ti aiuterà ad adattarti alle responsabilità lavorative e ad aumentare l’efficienza, non aver paura di dirlo. Ma non dimenticare la cultura dell’azienda – forse un programma flessibile semplicemente non si adatta all’organizzazione generale.

Pensa bene all’offerta, concretizzala per te sulla carta. Non ha senso seguire l’idea del cambiamento senza la volontà di difenderlo.

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1. L’analfabetismo, il non professionale e il dilettantismo danno vita a se stessi.

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