Un alto ritmo di vita e una costante mancanza di tempo causano stress e persino depressione. Insegnare a centinaia di migliaia di persone a seguire la routine quotidiana e tenere il passo con i loro piani, negli anni ’70. è stata inventata la gestione del tempo.
Cos’è la gestione del tempo?
La gestione del tempo è un insieme di regole che consentono di allocare e pianificare il tempo. Il suo obiettivo principale è aumentare la produttività. Quando sai come gestire correttamente il tempo, puoi fare molto, lavorare in modo più efficiente e svolgere le faccende domestiche più velocemente.
Inizialmente, la gestione del tempo era necessaria solo al lavoro. Ma poi è diventato chiaro che qualsiasi obiettivo personale è anche un progetto che si sviluppa sugli stessi principi. Pertanto, ora esiste una gestione del tempo familiare, femminile e persino infantile.
Tecniche e metodi di gestione del tempo
1. “La matrice Eisenhower”
Dwight D. Eisenhower è il 34 ° Presidente degli Stati Uniti che ha dichiarato: “Ho due problemi: urgente e importante. Urgente non è importante, ma importante è urgente “.
La sua matrice ordina le cose in secondarie e principali. Il metodo è adatto a coloro che possono dividere i compiti in questi quattro gruppi:
- Urgenti e importanti: devono essere eseguiti immediatamente.
- Importante, ma non urgente: decidi quando farlo e imposta la data esatta.
- Urgente, ma non importante: delegarli.
- Non urgente e non importante: lasciarlo per dopo.
2. Il metodo Tomato
Il metodo prende il nome dal timer da cucina, che viene realizzato sotto forma di un pomodoro. Ha diversi principi che aiutano ad attuare efficacemente il suo piano:
- Imposta l’attività da svolgere.
- Impostare il timer su 25 minuti.
- Lavora e non essere distratto.
- Dopo ogni 25 minuti, fai una pausa di 5 minuti.
- Dopo ogni 4 ° “pomodoro”, riposare per 15-30 minuti.
- Lavorare in questa modalità fino al completamento dell’attività. Se hai pensieri su altre cose che ti distraggono, scrivile per tornare a questo in seguito..
3. Franklin Pyramid
Un sistema per pianificare obiettivi di varie dimensioni (dal globale al quotidiano). Alla base della piramide ci sono i principali valori della vita. Poi arriva l’obiettivo globale. Se la ricchezza è il tuo valore principale, allora l’obiettivo globale sarà quello di fare attività commerciale-impero.
Per raggiungere questo obiettivo, è necessario un piano generale: il terzo gradino della piramide. Dopo di ciò arriva un piano a lungo termine per 3-5 anni. È seguito da breve termine per 1-12 mesi. Alla fine della piramide, un piano per il giorno e la settimana.
4. “ABVGD”
Metodo di impostazione dell’attività prioritaria:
- A – questioni importanti e urgenti che devono essere fatte.
- B – cose che possono essere rinviate, ma devono anche essere fatte.
- Attività secondarie che non è possibile svolgere.
- G – cosa deve essere delegato a un altro.
- D: attività rimosse dall’elenco.
5. Tecnica di gestione del tempo “Timing”
Tipo di gestione del tempo, in cui è necessario registrare tutte le azioni e registrare il tempo trascorso su di esse. Il tempismo mostrerà quanto ti siedi sui social network, parli al telefono, lavori, chatti con gli amici o leggi.
La tecnica aiuta a identificare “lacune temporanee” di cui non eri nemmeno a conoscenza. Esegui un simile esperimento per 2-3 giorni. Questo sarà sufficiente per avere una visione d’insieme..
6. Il metodo Eat the Frog
“Mangiare una rana” significa fare un piccolo ma spiacevole compito che rimandate costantemente. Ad esempio, una chiamata a un parente distante, una conversazione con la direzione, la pulizia dell’appartamento. Queste piccole cose si accumulano gradualmente, ci fanno rimandare, distraendo da grandi compiti.
L’essenza del metodo è di gestirli in primo luogo, “mangia una rana” rapidamente. Prendilo due ore a settimana o decidi uno ogni mattina.
7. “Tempo trovato
La tecnica di eseguire piccoli compiti alla prima occasione. Seleziona in anticipo 5-10 piccoli casi per i quali non hai abbastanza tempo e preparati a farli quando appare una “finestra” libera.
8. Il metodo del “formaggio svizzero”
La decisione delle cose in qualsiasi ordine. Quando affronti un compito difficile, è più facile iniziare con piccoli passi che sembrano più facili. Ad esempio, se stai scrivendo una presentazione, inizia con immagini o titoli, quindi lavora al testo. Mangi un sacco di piccoli buchi in un grosso pezzo di formaggio.
9. Legge di Pareto
Pareto è un economista italiano che ha notato che il 20% dei baccelli di pisello più vitali produce l’80% del raccolto nel suo giardino. Sulla base di questo, ha formato la legge – “Il 20% degli sforzi fornisce l’80% del risultato e il restante 80% degli sforzi fornisce solo il 20% del risultato”.
Più tardi questo ha cominciato a essere confermato in altre aree della vita. Gli uomini d’affari affermano di ottenere l’80% dei profitti solo dal 20% dei clienti.
Principio di Pareto chiede di trovare un “nodo centrale”, qualcosa su cui concentrarsi. Comprendere i tuoi “nodi” è più facile dedicare tempo alla cosa principale e lavorare meno sul secondario.
10. “La formula 10-3-2-1-0”
La produttività dipende dal livello di umore e benessere. Il metodo 10-3-2-1-0 aiuta a prepararsi per andare a letto e rimanere vigili per il giorno successivo. Qui, gradualmente abbandonate le distrazioni..
- Rinuncia al caffè 10 ore prima di coricarsi.
- 3 ore da cibo e alcol.
- 2 ore dal lavoro.
- Disattiva tutti i gadget in 1 ora.
- 0 – il numero di volte in cui si fa clic sul pulsante “snooze” sull’allarme.
Regole di gestione del tempo
1. Crea elenchi di cose da fare
La base della gestione del tempo è la pianificazione di tutte le attività grandi e piccole. Correggi tutto ciò che hai in mente per un giorno / settimana / mese in modo da non dare priorità alla tua mente. Puoi farlo su carta o Excel, ma più comodamente app mobili.
Per fare le cose più velocemente, indica davanti a ciascuno il tempo necessario per la sua implementazione. Ma ricorda che pianificare non significa pianificare tutto in pochi minuti e stress quando la realtà non coincide con il piano..
2. Stabilisci obiettivi chiari
Una corretta impostazione dell’obiettivo aiuterà a determinare il vettore esatto. Nel lavoro, è meglio concentrarsi sugli indicatori chiave di prestazione in modo da non dare piani vaghi per una settimana, trimestre o anno. L’obiettivo corretto è aumentare il traffico del sito Web del 20% in tre mesi.
Gli obiettivi personali dovrebbero anche essere misurabili e raggiungibili, ad esempio, per accumulare 200 mila per una vacanza per sei mesi. Quindi rinuncia a compiti come “migliorare” o “aggirare i concorrenti”.
3. Completa gli obiettivi in più fasi
Il multitasking è il principale nemico della gestione del tempo. Non provare a fare tutto in una volta. È più importante capire quale attività ha la priorità e quando è possibile completarla più velocemente..
Fai tutto in sequenza, rompi grandi obiettivi in piccoli passi per riuscire a concentrarti e passare senza intoppi. Lavora regolarmente e costantemente. Se stabilisci un obiettivo per imparare l’inglese, il passo sarà quello di memorizzare 30 nuove parole ogni giorno.
Un’eccezione è la gestione del tempo per i genitori, quando alcune cose possono essere fatte comunicando con i bambini (ad esempio, ripulire e allo stesso tempo raccontare storie).
4. Meno distratto.
Una delle principali abilità della gestione del tempo è concentrazione. Assegnare tempo specifico per un lavoro produttivo. Chiedi ai tuoi colleghi o familiari di “dimenticarti” di te per questo periodo. Disattiva le notifiche sul telefono in chat che non sono importanti per il lavoro.
Consentire un tempo limitato per le chiamate e lo scorrimento online. Ad esempio, 40 minuti al mattino per leggere le notizie, 30 minuti al pomeriggio per la comunicazione con i propri cari, un’ora e mezza o due alla sera per contenuti interessanti, per scaricare pensieri.
Per l’esperimento, effettua alcuni giorni di “scarico” in cui non accederai affatto ai social network.
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5. Organizza gli affari di routine
L’efficienza dipende da ciò che ti circonda. Pertanto, rendi il tuo spazio confortevole e ottimizza la tua routine. Scrivere modelli di testo per domande dello stesso tipo da parte dei clienti e archiviare i contratti in una cartella separata sul desktop per controllare rapidamente le informazioni.
Eseguire il backup del lavoro e mantenerlo nel cloud. Duplica altri documenti online per visualizzarli in qualsiasi momento..
6. Delegato
Per completare rapidamente l’attività che ti è stata assegnata sul posto di lavoro, delega i suoi “collegamenti” ad altri. Sentiti libero di condividere le responsabilità con i colleghi se stai lavorando a un progetto comune e non rimanere ucciso tutto il giorno a causa di perfezionismo.
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7. Impara a dire di no
La gestione dell’orario di lavoro non tollera tutti i tipi di “vampiri”, cose a cui l’anima non mente. Quando qualcosa sembra inappropriato, non aver paura di rifiutare le persone con i loro progetti, proposte e persino richieste. Per essere educato, usa le frasi:
- “La tua proposta sembra interessante, ma ho molto da fare.” Con questa frase esprimi interesse, chiarisci che la proposta è valida, ma non puoi parteciparvi. È improbabile che sia adatto per i parenti, ma per le persone non familiari funzionerà bene.
- “In verità, non ne so molto, prova a chiedere a Nazar. È un professionista qui. ” Se hai davvero poca esperienza in una questione particolare, consiglia un’altra persona. Quindi ti liberi da compiti inutili e aiuti con la richiesta.
- “Non posso farlo, ma ti aiuterò con questo …” Una frase che ti consente di allontanarti dalle ossessioni e di scegliere per te ciò che sei pronto a fare.
8. Conserva i diari
È necessario risolvere non solo le cose future, ma anche i pensieri, nonché i compiti che non sono stati inclusi nei piani.
È più facile capire dove trascorrere il tempo libero e non dimenticare l’importanza. Nel diario, chiediti: cosa bisogna fare? cosa può interferire? come determinare se la giornata è andata a buon fine?
Per le note, sono adatte le normali “note” in uno smartphone: è molto più veloce che scrivere a mano in un diario cartaceo.
9. Segui i “bioritmi”
Vivi in armonia con il tuo corpo. Esegui compiti impegnativi quando il cervello è più produttivo (anche se il picco delle prestazioni scende all’una del mattino).
Usa speciale app mobili, che può svegliarti, determinare il momento migliore per dormire e analizzarlo.
10. Lodati
Per mantenere la motivazione, incoraggia te stesso. Gli esercizi di gestione del tempo sono impotenti se li fai attraverso i denti, privandoti di emozioni positive.
Scegli una cosa o un servizio che porterà piacere quando i piani saranno realizzati: dal cioccolato ai viaggi nel fine settimana. Registrare i successi nelle note, annotare i risultati e fare il punto della giornata / settimana / mese.
Ciò è particolarmente importante nel quadro della gestione del tempo per le donne che nella vita di tutti i giorni dimenticano che anche prendersi cura di se stessi fa parte del contributo alla famiglia..
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