Come controllare i dipendenti remoti

Il controllo dei dipendenti è una delle cose più noiose al mondo. E se sono anche remoti, questo è un ulteriore “mal di testa”. Né il management gode del processo (“sarebbe molto più semplice se tutti lavorassero in ufficio a condizioni di mercato”), né i dipendenti stessi che compilano rapporti sul tempo trascorso “utilmente”.

Così è stato in una massa significativa di aziende alcuni anni fa, ma oggi i processi che non portano né benefici né piacere stanno morendo. I volumi delle attività completate, la loro efficacia e il rispetto delle scadenze sono emersi.

Allo stesso tempo, il numero di attività remote in tutto il mondo è in costante crescita. È possibile controllare efficacemente i dipendenti remoti e in modo che il processo non provochi irritazioni per manager o specialisti? Ho dato una risposta a questa domanda e identificato diversi passaggi di base su questo percorso: Dmitry Kostomarov, imprenditore e business angel.

1. Scegli il personale giusto

Cosa si intende qui? La parte del personale che lavora in remoto per te dovrebbe essere in grado di svolgere tali attività. Gestire dipendenti orientati ai valori dell’era industriale è praticamente impossibile senza la partecipazione fisica e la presenza del capo. Il tuo contingente in questo caso sono le persone con un’alta capacità di auto-organizzarsi, auto-motivarsi, in grado di lavorare in modo efficiente (secondo i compiti) e nel rispetto delle scadenze, indipendentemente da circostanze esterne.

2. Interagisci e controlla

Se trovi le persone adatte al lavoro remoto, sorge la domanda su come impostare in modo efficace le attività per loro, vedere come vengono eseguite e, in generale, controllare i dipendenti remoti. Esistono vari sistemi per questo..

Ad esempio, considera il lavoro di un rappresentante di vendita in qualsiasi territorio. Questa è una delle professioni, che nell’era industriale richiedeva una grande indipendenza e iniziativa. La fissazione di obiettivi strategici, la presentazione di KPI avveniva storicamente nell’ambito di briefing. Gli annunci sono stati fatti durante le riunioni del team e i risultati sono stati riassunti a loro. Ora tutto è confezionato in dispositivi mobili personali, con brevi brief interattivi con un test di comprensione. Questa è una nuova classe di software: il sistema di gestione della forza lavoro, il cui primo rappresentante in Russia è l’oggetto dei miei investimenti – Equio.
L’automazione dei rappresentanti di vendita è iniziata molto tempo fa e ha generato una classe di sistemi denominati SFA (Sales Force Automation, Sales Automation). Queste soluzioni ti consentono di raccogliere ordini, generare documenti. I sistemi SFA hanno acquisito da tempo il controllo automatico della geolocalizzazione, sono in grado di tracciare percorsi, durata delle visite, raccogliere ed elaborare informazioni sugli ordini, aiutare a pianificare le spedizioni, emettere fatture e controllare i pagamenti.

3. Pianificare insieme

Il controllo remoto dei dipendenti non è senza pianificazione. Le riunioni di gruppo non sono più necessarie quando ci sono sistemi che utilizzano le capacità dei dispositivi mobili per assegnare e adattare attività, motivare i dipendenti. Le soluzioni della classe CRM (Customer Relationship Management, Customer Relationship Management) semplificano la pianificazione del lavoro con i clienti.

E le poche funzioni di leadership e pianificazione personale sono implementate in sistemi comuni di impostazione delle attività, come ToDoIst e i suoi analoghi. A causa di un numero sufficiente di comode soluzioni funzionali, sia i rappresentanti di vendita che i lavoratori di altre aree hanno l’opportunità di agire come “unità di combattimento” indipendenti che non sono legate all’ufficio.

4. Costruire team secondo il principio del progettista

Nelle aree di design è ancora più interessante. Oggi non devi avere uno staff gonfio di specialisti, alcuni dei quali lavorano a pieno regime solo di volta in volta. È possibile assumere dipendenti condivisi per progetti e assemblare team sulla base del costruttore.

Il software Trello e MeisterTask, ad esempio, consente di gestire non solo il proprio personale, ma anche di assemblare team di specialisti di varie aziende. MeisterTask utilizza un kanban (un sistema per l’organizzazione della produzione e della fornitura che consente di implementare il principio di “just in time”) per questa scheda, in cui i “fogli delle attività” si bloccano, quando si fa clic, si aprono le informazioni interne sul progetto, i contatti, i feed di notizie, la chat, vengono archiviati tutti i documenti necessari . In tali sistemi non si perdono informazioni importanti, non è necessario cercare lettere sull’attività e tenere registri separati per il progetto.

5. Interagisci in modo efficiente

SCRUM è venuto in soccorso degli affari ordinari. Si basa sul principio del continuo movimento verso un risultato comune attraverso il raggiungimento obbligatorio di compiti a breve termine, dalla soluzione di cui è composto tutto il resto. SCRUM implica brevi briefing obbligatori per l’impostazione delle attività, brevi sessioni di debriefing e rifiuto dal “debriefing” se ciò non funziona, concentrandosi su come risolvere la situazione e non su chi è la colpa. La filosofia SCRUM positiva, combinata con le soluzioni tecnologiche di cui abbiamo discusso in precedenza, aumenta la produttività almeno una volta e mezza e consente di rispondere in modo flessibile alla situazione, agire in base alle circostanze.

6. Cambia l’approccio

Ma la domanda principale che deve affrontare qualsiasi azienda che abbia deciso di utilizzare attivamente forme di interazione remote, ridurre il carico sugli uffici, diventare più mobile e flessibile, non risiede nel piano IT. La cosa principale è capire come gestire i cambiamenti nelle teste, non solo dei dipendenti ordinari, ma anche dei dirigenti. Il personale, in particolare mobile e / o remoto, dovrebbe ricevere una maggiore libertà e una maggiore responsabilità. E lavora, concentrandoti sul risultato. Questo è uno dei punti più importanti che ti consentiranno di implementare il controllo corretto dei dipendenti remoti e di lavorare normalmente con loro..

Un fatto interessante: la guida dell’ufficio di rappresentanza russo di un importante fornitore di telecomunicazioni, apprendendo che i dipendenti degli uffici che sono tenuti a trascorrere un periodo di tempo strettamente regolamentato sui loro muri di lavoro, trascorrono ore sui social network, hanno bloccato l’accesso alle piattaforme più popolari. Quello che è successo dopo? Esatto, all’incirca nello stesso momento, ha iniziato a essere speso per numerose pause caffè, pause, viaggi al salone di bellezza e styling (un salone di bellezza ha lavorato nel centro business). Ma quasi nessuno dei dipendenti era in ritardo all’inizio della giornata lavorativa. È comprensibile – anche per ritardi di cinque minuti è stata prevista un’ammenda in dollari. Allo stesso tempo, se la direzione valutasse l’efficacia solo in base alle attività e non al tempo trascorso “dentro e fuori” in ufficio, sarebbe molto più interessante che i dipendenti lavorassero.

Se rompi l’ostacolo principale, il resto funzionerà. Per capire che il lavoro non è traffico, ma il risultato, visualizza tu stesso ciascuna delle tue azioni nel processo e il suo valore. Un tempo, questo semplice esercizio mi ha aiutato a capire che l’80% del mio traffico è un’interazione insignificante con altre persone..

Voci simili:

1. Consigli di business dai migliori imprenditori del mondo

Articoli simili

• Come e dove trovare dipendenti remoti – Suggerimenti

  Molti tipi di attività oggi “sono online” e non necessitano di manutenzione dell’ufficio e del personale. La pratica mostra che gli specialisti remoti -…

• Come far lavorare un dipendente meglio e in modo più efficiente

  Ci possono essere molte ragioni per demotivare un dipendente e ridurre il suo desiderio di agire nel processo di lavoro. La cosa più importante qui in tempo…

• Istruzioni dettagliate per la ricerca di un lavoro remoto

  Raccontiamo tutto sul lavoro a distanza: svantaggi, vantaggi, chi trovare lavoro e dove cercare offerte. Quando Internet collega città e paesi,…