Come creare un posto di lavoro in ufficio

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In questo articolo: Pianificazione di un ufficio moderno selezione di mobili per ufficio; requisiti di illuminazione; aria fresca in ufficio; decorazione dei locali; gestione moderna – Sistema 5S.

Ufficio di lavoro

Quanto tempo passiamo al lavoro? La legge stabilisce un giorno lavorativo di 8 ore, 40 ore (cinque giorni) e 48 ore (sei giorni) settimane lavorative. In effetti, devi rimanere sul posto di lavoro per 9-10 ore: grandi volumi, attività urgenti, relazioni, sintesi, ecc. Nei giorni feriali il posto di lavoro è al top, a casa puoi solo guardare la TV e dormire – l’efficienza e la produttività di ciascun dipendente in qualsiasi azienda dipende da quanto sia corretta l’organizzazione del posto di lavoro..

Com’è: un ufficio moderno

Esistono due schemi principali per la costruzione di un ufficio: uffici e corridoi tra loro (schema classico), spazi per uffici aperti (schema americano). L’ufficio classico è una specie di eredità del secolo scorso, è diviso in gruppi, uffici e dipartimenti, le porte degli uffici sono dotate di cartelli che indicano chi si trova nella stanza dietro di loro. L’ufficio classico ha una cosa in comune con l’ufficio del regime americano: la gestione dell’azienda, di regola, occupa il piano più alto dell’edificio..

Il layout dell’ufficio americano presenta contemporaneamente numerosi vantaggi: notevole risparmio di spazio (senza pareti interne); democrazia (i luoghi di lavoro sono separati solo da sottili partizioni in totale assenza di porte interne); facilità di apportare modifiche funzionali. Questo layout faciliterà notevolmente i problemi di comunicazione e coordinamento lineare. Pannelli di partizioni semitrasparenti, che dividono un ufficio aperto in aree di lavoro, svolgono due attività contemporaneamente: creare l’illusione di uno spazio isolato per i dipendenti e aiutare a diffondere la luce, praticamente senza creare zone d’ombra.

La maggior parte degli uffici russi preferisce un layout misto con elementi di uffici aperti e classici secondo la visione dell’alta dirigenza: è più vero se il layout è calcolato da specialisti.

Mobili per ufficio

Un posto di lavoro in ufficio è impensabile senza un minimo di mobili: un tavolo, un comodino, una libreria e una sedia comoda. La cosa principale nella scelta dei mobili per ufficio sarà la sua ergonomia: il massimo comfort possibile e il minimo stress sul corpo umano.

Prendi, ad esempio, una classica sedia da ufficio: puoi sederti su di essa senza danneggiare il corpo per soli 15 minuti al giorno. Allo stesso tempo, una sedia comoda (braccioli, poggiatesta, altezza del sedile regolabile e posizione dello schienale) riduce lo stress sui muscoli e sulla colonna vertebrale, sostenendo il corpo in tutta l’area di contatto.

Un tavolo da ufficio ergonomico non deve avere la forma geometrica corretta: le linee curve del piano del tavolo ne consentono l’uso più ampio, poiché le mani umane non possono coprire un’area superiore a 40 cm, ad es. dovrai raggiungere il documento desiderato e sforzare i muscoli della schiena. Eppure – l’area di una scrivania davvero buona non è inferiore a 1 m2.

Ulteriori comodità per il lavoro saranno create da dispositivi ausiliari: supporti, vassoi e varie sovrastrutture. Ma è importante non sovraccaricare la superficie del desktop con loro, utilizzare comodini mobili e ripiani incernierati. La prima regola dell’ufficio: tutto dovrebbe essere a portata di mano, devi solo allungarlo.

La tastiera del computer, un attributo indispensabile dell’ufficio, deve essere posizionata sul tavolo il più lontano possibile dal bordo, perché Le posizioni “in sospensione” delle mani sono esposte a distorsioni croniche. Pertanto, l’acquisto di un tavolo con un ripiano estraibile per tastiera è una decisione estremamente sfortunata che non contribuisce né alla convenienza né alla salute di un impiegato..

Armadi da ufficio: devono essere posizionati il ​​più vicino possibile alla scrivania del lavoratore (risparmiando tempo), ma in modo da non bloccare il corridoio principale. Dimensioni e materiale strutturale del mobile: nicchie aperte, mensole trasparenti e pareti in vetro temperato espandono visivamente lo spazio, creano più comfort per gli impiegati e i visitatori.

Posto di lavoro in ufficio – Illuminazione

Lavorare in una stanza scarsamente illuminata è stressante per gli occhi, il che porta a una rapida affaticamento degli occhi. Pertanto, dovresti trattare la disposizione delle lampade, il tipo di lampade in esse con non meno attenzione rispetto ai problemi di progettazione e arredamento. È necessario per ottenere l’illuminazione più ideale che consenta a un dipendente con qualsiasi acuità visiva di distinguere facilmente segni e simboli sia sulla carta che sul monitor di un computer.

Ad esempio, non dovresti allineare l’illuminazione con lampade fluorescenti: tale luce provoca affaticamento a causa dello sfarfallio (frequenza 50 Hz), la soluzione migliore sarebbe lampade alogene. L’illuminazione completa è calcolata da specialisti, i dati iniziali saranno lo scopo di ogni stanza, il numero di lavori, la presenza / assenza di fonti di luce naturale. Le fonti di illuminazione artificiale, se costruite correttamente, creeranno l’umore psicologico necessario di dipendenti e visitatori.

Aria fresca e pulita per ufficio – ventilazione

La necessità di aria fresca negli spazi chiusi è tanto urgente quanto un efficace controllo del clima, specialmente se lo stesso spazio contiene i luoghi di lavoro di più dipendenti. Corso di biologia scolastica: inalare aria ricca di ossigeno – espirare una grande quantità di anidride carbonica. E più si accumula anidride carbonica, più le persone si sentono peggio – sonnolenza, mal di testa, una forte riduzione della capacità lavorativa.

A seconda del periodo dell’anno, il problema viene risolto con le finestre aperte, tuttavia, insieme all’aria pulita, rumori esterni, odori e polvere di città penetrano nell’ufficio. I sistemi divisi, per qualche ragione sconosciuta, considerati una soluzione al problema, in realtà non risolvono nulla, semplicemente non possono farlo. L’asciugacapelli interno del sistema split condiziona e pulisce perfettamente l’aria dalla polvere, ma non fornisce ossigeno: l’unità esterna della split è progettata per raffreddare il refrigerante del sistema e non per prendere aria esterna. Inoltre, ci saranno sempre uno o due posti di lavoro nella stanza, soffiati dal flusso d’aria dall’asciugacapelli diviso – un freddo cronico è garantito..

La soluzione ottimale è un sistema di condizionamento d’aria centrale che esegue pulizia, raffreddamento / riscaldamento, umidificazione / deumidificazione dell’aria fornita. Grazie a ciò, l’ufficio avrà un microclima ottimale e una fornitura costante di aria fresca e pulita in qualsiasi momento dell’anno..

Decorazione ufficio

Di norma, il design degli interni dell’ufficio è progettato nel cosiddetto stile “business”, che può anche essere descritto come impersonale. Poster, dipinti, riproduzioni e composizioni di vetrate contribuiranno a portare i colori nell’atmosfera dell’ufficio. Con il loro aiuto, puoi definire chiaramente le aree di lavoro – ad esempio, l’area della reception (reception) deve essere decorata nello stile dell’immagine dell’azienda per creare impressioni positive e luminose per i visitatori.

L’accumulo sui davanzali di imbarazzanti piante in vaso, così caratteristico delle istituzioni sovietiche, in un ufficio moderno è assolutamente impossibile. Ma non dovresti abbandonarli completamente, devi solo avvicinarti con attenzione alla scelta delle specie vegetali e alla loro posizione. Le palme sono perfette per sale conferenze e sale, un grande impianto per l’ufficio di gestione e diverse piccole piante per l’accoglienza. Una decorazione degna di qualsiasi ufficio sarà un giardino d’inverno dove è possibile rilassarsi o tenere una riunione di lavoro in un’atmosfera più rilassata. È meglio affidare la decorazione dell’ufficio con le piante a un fitoesigner professionista..

Posto di lavoro in ufficio dal punto di vista della gestione moderna

Si basa sul sistema 5S, sviluppato e utilizzato con successo dalla società giapponese Toyota negli ultimi 50 anni..

Ordinamento

Ti permetterà di risolvere completamente il problema del caos sul posto di lavoro, creato da vari documenti e oggetti (attrezzature) non necessari immagazzinati per anni “per ogni evenienza”. È necessario con sforzi congiunti per identificare e spostare in un determinato luogo (zona rossa) tali candidati “per l’eliminazione”, contrassegnando con etichette rosse. Se dopo un mese non sono necessari articoli provenienti dalla zona rossa, devono essere venduti, riciclati o eliminati.

Posizionamento razionale (impostato in ordine)

Per ogni documento in ufficio, è necessario allocare un luogo specifico in cui il documento viene restituito dopo ogni checkout. Pertanto, il tempo necessario per trovare i documenti e i moduli necessari è ridotto al minimo.

Pulizia dei documenti (spazzamento)

Alla fine della giornata lavorativa, ogni documento deve essere restituito al suo posto. Non è consentito ingombrare il desktop con pile di cartelle e documenti – ci vorrà tempo di lavoro pagato dal datore di lavoro per trovare quello giusto tra loro.

Standardizzazione

Nell’ambito di una specifica azienda, è necessario sviluppare standard per tutti i processi di lavoro, nonché comunicazioni verticali e orizzontali tra le divisioni dell’azienda. Di conseguenza, una grande varietà di problemi che sorgono ogni giorno saranno risolti nel più breve tempo possibile e senza il coinvolgimento del team di gestione..

sostenere

È necessario portare all’automatismo l’implementazione di tutte le regole precedenti tra gli impiegati. Dovrebbero diventare un’abitudine, una sorta di norma comportamentale in questo ufficio..

Per identificare la necessità dell’introduzione del sistema 5S, è sufficiente condurre un piccolo test, istruendo il dipendente a trovare un documento specifico (qualsiasi rapporto, modulo, contratto) e registrare il tempo da lui trascorso nelle ricerche. Se l’intervallo di tempo è superiore a un minuto, sono urgentemente necessari drastici cambiamenti nella gestione.

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